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E-Mail-Archivierung

Revisions- und rechtssicher

Archiv ist Pflicht

Der Fiskus geht mit der Zeit und verlangt er von Unternehmen mit digitaler Geschäftspost das maschinenlesbare, vollständige E-Mail-Archiv. Wer bisher noch keins hat, sollte sich beeilen!


Mit Erlass vom 14. November 2014 vom Bundesministerium der Finanzen und dem Inkrafttreten am 31. Dezember 2014 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in vollem Umfang. Damit ist geregelt, wie digitale Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen, damit das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung darauf zugreifen kann:

•    vollständig
•    manipulationssicher
•    jederzeit verfügbar
•    maschinell auswertbar

Daraus resultiert, dass Unternehmen für ihren elektronischen Schriftverkehr ein revisionssicheres Archivierungssystem benötigen, sofern Angebote, Rechnungen oder andere Geschäftsbriefe per E-Mail versandt und empfangen werden. Die Aufbewahrung von Ausdrucken genügt nicht mehr.

Sicher bei Streitigkeiten

Nicht nur aus steuerlicher, aber auch juristischer Hinsicht empfiehlt sich ein professionelles Archivsystem. E-Mails gelten zwar nicht als Urkunden, werden aber vor Gericht für gewöhnlich als Indiz akzeptiert. Wenn sie mittels eines elektronischen Zertifikats signiert wurden, besitzen sie formelle Beweiskraft.

Wir installieren Ihren digitalen Aktenschrank

RHEIN IT ® unterstützt Sie bei der Einrichtung eines entsprechenden Dokumentenmanagementsystems unter Berücksichtigung Ihrer individuellen Situation und dem Umfang Ihrer elektronischen Geschäftskommunikation. Dabei kümmern wir uns auch um Themen wie den Umgang mit Spam-Mails, Datenschutz für Ihre Mitarbeiter, notwendige Signaturen sowie die Regelung der Zugangsberechtigungen. Nicht zuletzt sorgen wir für regelmäßige Updates, damit Ihre Lösung stets auf dem neuesten Stand ist.

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„Wir haben vor 13 Jahren einen Ansprechpartner vor Ort gesucht – damals wurde uns Herr Adam von unserem Programmierer empfohlen. RHEIN IT reagiert immer sehr prompt und ist immer kundenorientiert. Vor einiger Zeit hatten wir ein Problem mit SPAM-E-Mails. Die Mitarbeiter von RHEIN IT haben sich damals intensiv um dieses Problem gekümmert und in kurzer Zeit eine für uns zufriedenstellende Lösung gefunden. Ich empfehle RHEIN IT immer gerne weiter.“
 

Ferdinand Nett,  Abteilungsleitung
Wirtschaftsförderungsamt Stadt Düsseldorf
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